Kaip efektyviai bendrauti su klientais atostogų metu?

Šį dalyką aš atnešiau po pokalbio su drauge apie jos patirtį su savo buhaltere. Gavusi susirūpinimą keliantį laišką iš HMRC, kuriame buvo daug klaidų ir reikalaujama sumokėti jau atliktus mokėjimus, ji kreipėsi į buhalterę, kad gautų labai reikalingą patikinimą. Nepaisant to, kad su apskaitos įmone buvo sudarytas nuolatinis susitarimas dėl 125 svarų sterlingų plius PVM per mėnesį, jos pagalbos prašymas, išsiųstas liepos viduryje, buvo patenkintas automatiniu atsakymu, nurodant, kad komanda turi mokyklos atostogų pertrauką ir atsakys po kelių dienų. Tuo tarpu jos eilinė sąskaita be jokių nesėkmių atkeliavo. Praėjo šešios darbo dienos, kol ji gavo trumpą pranešimą: „Mes tai svarstome“, o tada tyla. Po dviejų savaičių, neturėdama jokios papildomos informacijos, ji vėl susisiekė tik gavusi kitą automatinį pranešimą, kuriame teigiama, kad biuras vėl atsidarys rugpjūčio 30 d. – iš viso reikia laukti šešias savaites be sprendimo. Vadinasi, mano draugas dabar ieško naujos buhalterės.

Bendravimo patarimai verslui atostogų metu

1 Įspėti iš anksto

Jei atostogas suplanavote iš anksto arba neseniai nusprendėte pabėgti, labai svarbu kuo anksčiau informuoti savo komandą. Laukimas iki paskutinės akimirkos paskelbiant apie dviejų savaičių atostogas gali sukelti nereikalingą stresą ir naštą jūsų kolegoms, kuriems jums nesant reikės tvarkyti jūsų užduotis. Tinkamas pasiruošimo laikas yra būtinas visiems dalyvaujantiems asmenims, ypač tiems, kurie imasi papildomo darbo, kad užtikrintų veiklos tęstinumą.

Patartina įspėti savo kolegas bent prieš mėnesį iki išvykimo, ypač jei atliekate svarbų vaidmenį jūsų organizacijoje. Kad išvengtumėte apsirikimo, per kelias savaites ir dienas iki atostogų nustatykite priminimus atnaujinti savo komandą, kad būtų užtikrintas sklandus perėjimas ir išvengta netikėtų staigmenų.

2 Deleguoti darbus ir užduotis

Įsitikinkite, kad kiekviena detalė yra kruopščiai išnagrinėta. Visapusiškai pasiruoškite bet kokiam scenarijui, įsipareigojimui ar galimai problemai, kuri gali iškilti. Imkitės iniciatyvos atrinkti kolegas, nukreipdami juos atlikti tam tikrus vaidmenis, ir skirkite laiko visapusiškam mokymui, susijusiam su užduotimis, kurias jiems patikėjote. Jei kas nors įsitraukia į jūsų klientų sąveiką, suteikite jam visą reikiamą informaciją apie kiekvieno kliento unikalius reikalavimus ir lūkesčius. Jei jūsų vadovaujamam projektui laikinai vadovaus kitas asmuo, pateikite jam išsamų neįgyvendintų tikslų kontrolinį sąrašą.

Sukurkite išsamų vadovą, kuriame išsamiai aprašomos svarbiausių failų vietos, įvairių projektų kontaktai ir kritinių situacijų valdymo procedūros. Tikslas yra išvengti skubių užklausų antplūdžio, sutrikdančių jūsų ramybę atostogų metu. Atsargus požiūris užtikrins, kad jūsų pareigos bus patikimose rankose, o tai leis jums būti ramiam.

3 Iš anksto paruoškite ryšio kanalus

Jei atostogų metu negalite nustoti bendrauti su klientais, pasirūpinkite, kad reikiamus laiškus ir dokumentus galėtumėte gauti bet kur. Dabar yra net a Faksas iš iPhone: Fakso programa, kuris gali pakeisti fakso aparatą. Šią internetinę faksogramą galima laisvai apdoroti, priimti ir siųsti iš išmaniojo telefono. Jei turite fakso programą ir iPhone, turite viską, ko reikia darbui su dokumentais. Panašiai kaip ir šiame pavyzdyje, turėtumėte apsvarstyti komunikacijos planą su kitais komunikacijos tipais su klientais.

4 Sukurkite grįžimo į darbą planą

Grįžti į biurą po tam tikro poilsio laiko dažnai gali jaustis bauginantis. Tikėtina, kad jus pasitiks neskaitytų el. laiškų, balso pašto pranešimų, atmintinių, atnaujinimų, iššūkių ir skubių užklausų lavina.

Kad galėtumėte sklandžiau grįžti į darbo eigą, protinga susiplanuoti, kas jūsų laukia po pertraukos. Apsvarstykite galimybę surengti apibendrinimo sesiją su keliais komandos nariais, kad sužinotumėte apie svarbius įvykius jūsų nedalyvaujant. Pirmenybę teikite gautųjų tvarkymui, kad pirmiausia sutelktumėte dėmesį į svarbiausius el. laiškus. Labai svarbu palaikyti skaidrų ir atvirą bendravimą su savo komanda, kad galėtumėte nuodugniai suprasti projektų ar įsipareigojimų, kurių nebuvote, raidą ir pažangą.

5 Balso pašto ne biure nustatymas

Įsitikinkite, kad kiekviena bazė yra padengta, ir kruopščiai pasiruoškite visiems galimiems scenarijams, užduotims ar krizėms. Bendraukite su kolegomis, deleguokite jiems konkrečias pareigas ir suteikite išsamius mokymus apie užduotis, kurias jiems patikėjote. Jei kas nors jus atstovaus klientų susitikimuose, suteikite jiems išsamią instruktažą apie unikalius klientų reikalavimus ir pageidavimus. Jei kitas kolega imtųsi vadovauti tam tikram projektui jūsų nesant, pateikite jam išsamų darbų sąrašą, kuriame išsamiai aprašomos visos užduotys, kurias reikia atlikti.

Sukurkite išsamų vadovą, kuriame išsamiai aprašoma svarbių failų buvimo vieta, įvairių projektų kontaktiniai punktai ir kritinių situacijų valdymo procedūros. Tikslas yra išvengti skubių el. laiškų antplūdžio, kuris trukdytų jūsų poilsiui paplūdimyje. Išmintingiau elgtis atsargiai, nes prieš išvykdami įsitikinkite, kad jūsų projektai yra kvalifikuotose rankose.

Išvada

Iš anksto informuoti klientus apie jūsų nepasiekiamumą yra protinga praktika. Pavyzdžiui, kai esu išvykęs atostogauti, mano nuolatiniai klientai jau žino, kad tuo laikotarpiu negalės suplanuoti jokių koučingų sesijų. Sukūriau automatinį atsakymą el. paštu, kad patvirtinčiau gautus pranešimus, nurodydamas datas, kada būsiu ne biure. Turintiems skubių užklausų atsakyme nurodomas kontaktinis numeris. Šiuo numeriu išsiųstos žinutės bus išsiųstos man ir aš įsipareigoju atsakyti per 24 valandas.